個人情報保護方針

株式会社テーテンス事務所（以下「当社」という）は、個人情報を保護することは企業としての社会的責任と考え、当社において業務に従事するすべての者に個人情報保護の重要性を認識させるとともに、個人情報を適切に保護するためのマネジメントシステムを確立します。

個人情報に関する法令等の遵守

役員およびすべてのスタッフは、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。

個人情報の取得・利用・提供について

当社は個人情報の利用目的を事業活動に必要な範囲で明確に定めるとともに、個人情報の適切な取得・利用・提供を図ります。また、取得した個人情報を目的の範囲外で利用しないための措置を講じ、適切に取り扱います。

安全対策の実施

個人情報の漏えい、滅失または毀損を予防するため、合理的な安全対策を講じるとともに、万一発生した際は、速やかに是正措置を講じます。

個人情報保護への継続的改善

当社は、個人情報保護が効果的に実施されるよう、個人情報に関する管理体制と仕組みについて継続的に見直すとともに、その改善に努めます。

苦情および相談への対応

当社は個人情報に関する苦情および相談に対し、誠実かつ迅速に対応します。

1.お客様の個人情報をお預かりする場合

弊社がお客様の個人情報をお預かりする場合は、あらかじめ利用目的をお知らせし、その利用目的についてお客様からのご了解をいただいた上で、個人情報をお預かりします。お客様にご了解いただいた目的以外の利用は致しません。

2.個人情報の提示の任意性

お客様が個人情報を提示されるか否かはお客様でご判断ください。但し、お客様のご決定により部分的もしくは全部の個人情報をご提示いただけなかった場合には、弊社ウェブサイトにおけるサービスについて部分的もしくは全部提供致しかねる場合がありますのであらかじめご了承ください。

3.お預かりする個人情報の利用目的

弊社では、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。

• 業務上の連絡
• 契約の履行（サービスの提供等）
• 受託業務において入手した個人情報は委託元との契約に基づき利用
• 弊社及びグループ会社が取り扱う商品・サービスに関するご案内
• 弊社及びグループ会社が開催（主催・共催・協賛）するセミナー・展示会・イベント・キャンペーン・特典等に関するご案内
• お客様の業務内容、及び興味、関心に応じた情報の提供
• お客様満足度調査等のアンケートの依頼
• お取引先様とのお問い合わせまたはご依頼等への対応
• 各種契約の履行に基づく、ビジネスパートナー様社員や派遣社員個人の確認
• 会社法その他の関係法令に基づく、株主様の権利行使への対応および弊社の義務履行
• スタッフ（採用応募者、退職者含む）の雇用、採用等の人事労務管理および経理、総務等の業務上の確認
• 採用応募者の確認と採用選考
• サービス向上を目的とした、個人を特定できない形式の統計データとしての利用
• 監視カメラ等によるモニター映像を防犯管理に利用
• その他、ご本人に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的

グループ会社とは、弊社が直接または間接的に総株主の議決権の20%以上を有する会社をいいます。

4.お預かりする個人情報の内容

弊社がお伺いする情報は、お客様のお名前、フリガナ、メールアドレス、電話番号、FAX番号、住所のほか、弊社がサービスをご提供する際に必要となる個人情報が主なものになります。

5.登録内容の開示・訂正・削除・利用停止等について

弊社の保有する個人情報に対して、お客様ご本人から開示、訂正、削除、利用停止等のご請求方法につきましては、お問い合わせ画面からお願いします。

6.業務委託先への委託について

弊社は、業務を円滑に遂行するため、業務の一部(コールセンター等の窓口運営、ウェブサイトの構築/管理、データ入力、代金の請求や回収、弊社製品/サービス情報等の送付、印刷、梱包、配送、アンケート調査、お客様満足度調査、その他製品やサービスの提供に必要な業務) を、委託業者に委託する場合があります。但し、開示するお客様の個人情報は、当該業務の委託に必要となる最小限の個人情報とし、使用範囲を限定いたします。 また、委託業者の選定に当たっては、弊社が定めた基準を満たす業者を選定するとともに、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。

7.第三者への開示・提供について

弊社では、上記6. に記載した委託先へ預託する場合、及び以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。

• ご本人のご同意をいただいている場合
• 統計的なデータなどご本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
• 法令に基づき開示・提供を求められた場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意をいただくことが困難である場合
• 国または地方公共団体等が法令の定める事務を実施するうえで協力する必要がある場合であって、ご本人のご同意をいただくことにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
• 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報が提供される場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱うとき

8.お預かりする個人情報の安全管理について

弊社は、お客様からお預かりした個人情報が社外に流出する、不当に改ざんされる等といったトラブルを引き起こさないように社内規程を整備し、安全対策を実施します。

9.「個人情報保護マネジメントシステム」の継続的な改善について

弊社では、弊社の「個人情報保護方針」に従って個人情報保護の取組みを行っていくと共に、「個人情報取扱事業者」として、個人情報の取扱いに際して、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善します。

10.弊社WebサイトにおけるIPアドレスやcookieの使用について

弊弊社では、標準的なウェブサーバログシステムを利用し、アクセス元のIPアドレス、cookie等のログファイルを取得しています。弊社は必要に応じ、セキュリティに関する問題の原因分析等の目的でこれらのログファイルを利用することがありますが、それによってユーザ個人を特定する情報を収集することはありません。
お使いのブラウザによっては、その設定を変更して、cookieの機能を無効にすることができます。尚、cookieを無効にした場合は、ウェブサイトの利用時に不都合が生じる可能性があります。
cookie（クッキー）:
お客様とWebサイト間の認識を保持するため、お客様のコンピュータに送信され、保存される小さなデータファイルです。このファイルを使用することで、お客様がより便利にWebサイトをご利用になれます。

11.個人情報に関するお問い合わせについて

弊社の個人情報に関するお問い合わせにお答えするために、必要な窓口を設置いたします。

2. 特定個人情報の取得・利用・提供・廃棄について

当社は、特定個人情報の利用目的を事業活動に必要な範囲で明確に定めるとともに、特定個人情報の適切な取得・利用・提供・廃棄を図ります。また、取得した特定個人情報を目的の範囲外で利用しないための措置を講じ、適切に取り扱います。
以下の取扱事務に限定し利用いたします。

• 源泉徴収に関する事務
• 個人住民税に関する事務
• 雇用保険関係事務
• 健康保険関連事務・厚生年金保険関連事務
• 国民年金第三号被保険者の届出事務
• 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務
• 企業年金に関する源泉徴収票作成事務・支払調書作成事務
• 持株会にかかる金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務
• 配当金に関わる支払調書・単元未満株式の買取請求など株式の譲渡に関する支払調書等の作成事務
• その他、国が個人番号掲載を定めた帳票作成等に関する事務

3. 安全管理措置に関する事項

特定個人情報の安全管理措置に関して、「特定個人情報取扱規程」を定め、特定個人情報の漏えい、滅失または毀損を予防するため、合理的な安全対策を講じます。特定個人情報の取扱について、第三者に委託する場合は、特定個人情報等の保護について、当社と同等の水準を備えることを確認するとともに契約等により安全管理措置を講じることを定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な管理をいたします。

4. 特定個人情報保護への継続的改善

当社は、特定個人情報保護が効果的に実施されるよう、特定個人情報に関する管理体制と仕組みについて継続的に見直すとともに、その改善に努めます。

5. 苦情および相談への対応

当社は特定個人情報に関する苦情及び相談に対し、誠実かつ迅速に対応いたします。